Как сэкономить на обслуживании ИТ-инфраструктуры: три реальных кейса

Два года назад завод уже находился у нас на абонентском обслуживании, но потом руководители решили сэкономить и наняли живущего неподалеку от офиса сисадмина-фрилансера. К сожалению, он не сумел грамотно организовать IT-обслуживание, поэтому через несколько месяцев компания вернулась к модели IT-аутсорсинга. Новая аутсорсинговая фирма поначалу взялась за дело активно, запустила новые сервисы, но потом сама не смогла обеспечить их качественную поддержку. В итоге директор компании снова обратился в «Информатику и Сервис».

Оказалось, что за период обслуживания другим аутсорсером накопилось немало проблем с настройками сервера IP-телефонии и интеграцией с CRM-системой. Вдобавок прежняя фирма не передала своему клиенту никаких данных, поэтому пришлось с нуля организовать работу виртуальной АТС на новой площадке. Зато результат превзошел все ожидания: за 3 месяца нам удалось сократить расходы на телефонную связь с 46 до 10 тыс. рублей.

Это получилось благодаря глубокой аналитике, проведенной специалистами компании «Информатика и Сервис». Мы собрали всю информацию о телефонном трафике и текущих платежах. Все полученные данные предоставили руководству завода. Совместно выявили линии и номера, которые можно просто-напросто отключить за ненадобностью.

Дело в том, что кроме головного офиса в Санкт-Петербурге, у завода есть представительства во многих городах разных регионов страны. В каждом из них ежемесячно «капала» абонентская плата за услуги связи, хотя фактически обрабатывалось всего по несколько звонков в год. Теперь наш клиент не платит за то, что не использует. Кроме того, если раньше связка CRM и телефонии работала плохо, то теперь они отлично интегрированы в единую систему, которая не дает сбоев.

Владелец фирмы, которую мы успешно обслуживали несколько лет, приобрел пищевую фабрику, в которой уже работал штатный системный администратор с окладом 55 тыс. рублей. Первое время мы всячески ему помогали − консультировали и исправляли ошибки. Потом, естественно, отпустили в свободное плавание. Но примерно через два месяц сотрудник уволился сам, а «Информатика и сервис» целиком приняла на себя IT-обслуживание.

В первый же месяц работы, по запросу клиента, мы ввели в эксплуатацию систему контроля и управления доступом (СКУД), восстановили видеонаблюдение, перепрограммировали телефонию, вывели из эксплуатации 8 из 9 серверов. Да-да, мощности одного сервера оказалось достаточно для нужд предприятия, при этом стабильность его работы только возросла, а пользователи не почувствовали никакой разницы. Рабочие файлы изначально были раскиданы по разным серверам, а мы перевели их в сетевое хранилище, тем самым упростив к ним доступ.

Компания долгое время платила штатному системному администратору больше 100 тыс. рублей в месяц, но к его работе было много замечаний. Кроме того, каждый месяц магазин нес дополнительные IT-расходы, которые в сумме доводили бюджет до 200 тыс. рублей. Наступил момент, когда руководители интернет-магазина узнали о существовании профессионального IT-аутсорсинга и приняли решение уволить своего сисадмина. Компания «Информатика и сервис» сразу предложила сократить ежемесячный IT-бюджет в 4 раза. Наше партнерство продолжается несколько месяцев, и уже есть первые положительные результаты.

К примеру, мы выявили, что компания платила по 20 тыс. рублей в месяц за поддержку 1С сторонней организации, которая фактически ничего не делала, а просто получала деньги. Естественно, эту строку расходов вычеркнули сразу.

Еще наш программист доработал CRM. У магазина более 5 тыс. товаров, которые доставляются по всей России. При заполнении счета менеджер должен ввести 15 позиций. Если он ошибался, то приходилось заполнять весь документ заново. Это раздражало сотрудников и отнимало массу времени. Так продолжалось целый год. А теперь проблема решена.

Во всех трех случаях удалось существенно сократить расходы клиентов на содержание IT-инфраструктуры: домостроительного завода − примерно на 430 тыс. рублей в год, пищевой фабрики − минимум на 500 тыс. рублей в год, а музыкального интернет-магазина − более чем на 1,5 млн рублей в год.

Но обратите внимание, что сокращение расходов − далеко не единственное преимущество IT-аутсорсинга. Очень важный эффект заключается в упрощении IT-инфраструктуры таким образом, что она становится более прозрачной для собственника бизнеса (он начинает понимать, на что конкретно тратит деньги) и удобной для пользователей.

В отличие от штатного сотрудника компания-аутсорсер не занимает рабочие места, «не болеет» и «не уходит в отпуск». Добросовестный исполнитель никогда не теряет заявки от клиентов и не отмахивается от решения проблем. К примеру, у нас все запросы попадают в Service Desk − это специальная система, где видно, когда поступил вопрос, кто и за какое время его решил. Кроме того, заключая договор на абонентское обслуживание с компанией «Информатика и Сервис», вы получаете знания сразу целой команды специалистов, каждый из которых имеет опыт работы минимум в сотне фирм. А это значит, что нашего кругозора и профессиональных компетенций хватит, чтобы решить даже самую сложную проблему.